一、项目需求分析：

为进一步落实国家局党组“智慧邮政”建设要求，山西省邮政管理局近年不断深入推进邮政业信息化建设相关工作，提高本省邮政快递行业信息化监管能力，提升行业信息化服务水平，无纸化办公、无纸化会议作为一个高效的信息应用平台，在节约纸张的同时，大大缩短时空差距，极大地节约人力资源，提高信息化水平，推进办公的规范化、精细化管理，达到提高管理与服务水平、提高劳动生产率、增强企业竞争能力和讲求效益的目的。

需要解决传统会议系统面临的问题：

1）功能需求较多，会议讨论系统、同声传译系统、表决系统、签到系统、视频显示系统、文件和数据服务系统等多个系统相互独立，无法进行有效的集成。

2）准备/发放纸质会议资料十分繁琐，办会效率低，应变能力差。

3）会议过程需要消耗大量纸张，浪费资源。

4）分发打印材料可能造成泄密。

5）需要大量多媒体信息交互（会议资料、电脑文件、视频、网络浏览……）。

6）大家都去看大屏幕，往往有多个屏幕，大家无法集中注意，距离远，观看效果不佳。

7）参会人员之间/与随员及服务人员间的沟通不畅

8）所需桌面设备品种多，操作复杂。

二、解决方案：

因此，我们结合目前信息化发展的现状，充分利用目前的信息化成果和先进的网络化设备，与系统集成商协作配合，为山西邮政管理局建立一套完整的无纸化会议室。

该无纸化会议系统，利用数字化会议终端，实现会议资料浏览，简化会议准备工作；利用会议交流系统，实现会场问题的个别交流；利用投票系统，缩短会议时间，提高了表决效率，节省时间，提高工作效率；并利用电子化文档替代现有纸质文档，代替现有的复印会议文稿的模式，解放会务管理人员的工作量。

结合现场情况和客户的使用需求，本次会议室具体设计如下，实现会前、会中、会后的主要功能，满足现代会会议系统的需求：

无纸化会议系统竣工现场实景图

无纸化会议系统竣工现场实景图

三、实现功能：

座位导引、会议议程和文稿、人员签到、批注查看、投票表决、同步演示、呼叫服务、交流提示、信息发布、电子白板、发言管理、视频点播、视频直播、资料导出导入、皮肤更换。

首先，会议管理员通过无纸化会议管理后台进行参会人员的创建，参会人员创建完成后，可以进行会议的创建，内容包括：会议名称、会议时间、会议议程、添加参会人员、分配座位号、会议文件、设置投票表决等；

会议开始前会议管理员进入无纸化会议室开启会议；

与会人员到达会场可以根据会场的电子桌牌导引进入指定位置就坐，并根据电子屏指示触摸签到按钮进行会议签到；

开会时，参会人员使用会议终端通过浏览会议资料、会议议程程及投票表决等会议相关信息，会议汇报人也可以根据汇报内容对会议终端进行同步演示。

最后，会议结束时关闭会议清除会议资料和信息。

四、系统特点：

1、免打印、免销毁，省时更省力

“一键上传“省去会议组织者会前繁琐的资料准备工作，更是可以“一键销毁”会议资料，确保会议安全。免打印、免销毁、省时省力，是组织会议的好帮手。

便捷高效，提升与会者会议体验

良好的阅读设计让每个与会者阅读起来非常方便，更是可以随时添加批注、书签、评论，这些信息可随文档导出，为会后会议纪要整理或者分析提供支持，使得整个会议更加高效。

3、节能环保，履行企业社会责任

无纸化会议是企业无纸化办公的一种体现，经济环保，是对国家节能减排号召的一种响应，更是大企业履行社会责任的一种体现。

4、移动办公，彰显企业独特气质

无纸化办公、移动办公越来越成为一种潮流。不仅是企业走在信息化前沿的好帮手，更是可以为企业量身定制LOGO，彰显企业独特气质，随时展示企业品牌形象。

5、保密处理

安全性方面，无论是在服务器还是在终端，均采用独有格式编码存储，而非简单的第三方办公软件插件嵌套，进一步填补数据安全漏洞。所有数据在传输过程中采用非对称算法加密。会议通信采取MD5&DES加密措施，有效保障会议内容的安全性，从根本上杜绝传统会议方式下的带来安全泄密等各种隐患。

6、个性界面

全新的UID设计，让系统更加生动，有自己的个性，突破当前无纸化会议系统市场千遍一律的面孔，具备PLEXUS品牌鲜明的风格。功能菜单的布局，更加合理，更加符合大众的使用习惯，使用者操作便捷，易上手，良好的界面能够引导用户自己完成相应的操作，起到向导的作用，做到傻瓜式操作，全新的文稿阅读批注、电子白板工作区，整个界面界限更分明、显示更清晰。

五、用户反馈

自新系统使用以来，该用户已召开多次会议，经多次会议应用，结合用户的使用习惯和需求，用户提出了一些新的要求和构思，我们积极配合，对系统进行了定制化的开发和调整，最终达成用户预期使用要求及效果，该系统自竣工以来，运行稳定，信号传输质量优异，符合国家相关标准指标并完全达到用户使用需求，受到了用户各级领导单位的一致好评。