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PLEXUS(派乐斯)无纸化会议系统山西省邮政管理局项目

2018-01-12 19:15:04 拓视悦声 阅读

一、项目需求分析:

        为进一步落实国家局党组“智慧邮政”建设要求,山西省邮政管理局近年不断深入推进邮政业信息化建设相关工作,提高本省邮政快递行业信息化监管能力,提升行业信息化服务水平,无纸化办公、无纸化会议作为一个高效的信息应用平台,在节约纸张的同时,大大缩短时空差距,极大地节约人力资源,提高信息化水平,推进办公的规范化、精细化管理,达到提高管理与服务水平、提高劳动生产率、增强企业竞争能力和讲求效益的目的。

       需要解决传统会议系统面临的问题:

1)功能需求较多,会议讨论系统、同声传译系统、表决系统、签到系统、视频显示系统、文件和数据服务系统等多个系统相互独立,无法进行有效的集成。

2)准备/发放纸质会议资料十分繁琐,办会效率低,应变能力差。

3)会议过程需要消耗大量纸张,浪费资源。

4)分发打印材料可能造成泄密。

5)需要大量多媒体信息交互(会议资料、电脑文件、视频、网络浏览……)。

6)大家都去看大屏幕,往往有多个屏幕,大家无法集中注意,距离远,观看效果不佳。

7)参会人员之间/与随员及服务人员间的沟通不畅

8)所需桌面设备品种多,操作复杂。

二、解决方案:

       因此,我们结合目前信息化发展的现状,充分利用目前的信息化成果和先进的网络化设备,与系统集成商协作配合,为山西邮政管理局建立一套完整的无纸化会议室。

       该无纸化会议系统,利用数字化会议终端,实现会议资料浏览,简化会议准备工作;利用会议交流系统,实现会场问题的个别交流;利用投票系统,缩短会议时间,提高了表决效率,节省时间,提高工作效率;并利用电子化文档替代现有纸质文档,代替现有的复印会议文稿的模式,解放会务管理人员的工作量。

      结合现场情况和客户的使用需求,本次会议室具体设计如下,实现会前、会中、会后的主要功能,满足现代会会议系统的需求:


 序号

产品名称

型号

品牌

单位

数量

1

无纸化会议系统中央控制器

PT-MCU3000PRO

PLEXUS

1

2

无纸化会议系统管理软件

PT-MCS2.0

PLEXUS

1

3

无纸化会议大屏投放终端

PT-DIU3000

PLEXUS

1

4

无纸化会议一体式升降终端

PT-MT3000-156WCE

PLEXUS

1

5

无纸化会议一体式升降终端

PT-MT3000-156WDE

PLEXUS

17

6

无纸化会议系统客户端

PT-MCS2.0

PLEXUS

18

7

网络基础支撑系统

自选

自选

1

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无纸化会议系统竣工现场实景图

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无纸化会议系统竣工现场实景图


三、实现功能:

       座位导引、会议议程和文稿、人员签到、批注查看、投票表决、同步演示、呼叫服务、交流提示、信息发布、电子白板、发言管理、视频点播、视频直播、资料导出导入、皮肤更换。

       首先,会议管理员通过无纸化会议管理后台进行参会人员的创建,参会人员创建完成后,可以进行会议的创建,内容包括:会议名称、会议时间、会议议程、添加参会人员、分配座位号、会议文件、设置投票表决等;

       会议开始前会议管理员进入无纸化会议室开启会议;

       与会人员到达会场可以根据会场的电子桌牌导引进入指定位置就坐,并根据电子屏指示触摸签到按钮进行会议签到;

       开会时,参会人员使用会议终端通过浏览会议资料、会议议程程及投票表决等会议相关信息,会议汇报人也可以根据汇报内容对会议终端进行同步演示。

       最后,会议结束时关闭会议清除会议资料和信息。

四、系统特点:

1、免打印、免销毁,省时更省力

“一键上传“省去会议组织者会前繁琐的资料准备工作,更是可以“一键销毁”会议资料,确保会议安全。免打印、免销毁、省时省力,是组织会议的好帮手。

便捷高效,提升与会者会议体验

良好的阅读设计让每个与会者阅读起来非常方便,更是可以随时添加批注、书签、评论,这些信息可随文档导出,为会后会议纪要整理或者分析提供支持,使得整个会议更加高效。

3、节能环保,履行企业社会责任

无纸化会议是企业无纸化办公的一种体现,经济环保,是对国家节能减排号召的一种响应,更是大企业履行社会责任的一种体现。

4、移动办公,彰显企业独特气质

无纸化办公、移动办公越来越成为一种潮流。不仅是企业走在信息化前沿的好帮手,更是可以为企业量身定制LOGO,彰显企业独特气质,随时展示企业品牌形象。

5、保密处理

安全性方面,无论是在服务器还是在终端,均采用独有格式编码存储,而非简单的第三方办公软件插件嵌套,进一步填补数据安全漏洞。所有数据在传输过程中采用非对称算法加密。会议通信采取MD5&DES加密措施,有效保障会议内容的安全性,从根本上杜绝传统会议方式下的带来安全泄密等各种隐患。

6、个性界面

全新的UID设计,让系统更加生动,有自己的个性,突破当前无纸化会议系统市场千遍一律的面孔,具备PLEXUS品牌鲜明的风格。功能菜单的布局,更加合理,更加符合大众的使用习惯,使用者操作便捷,易上手,良好的界面能够引导用户自己完成相应的操作,起到向导的作用,做到傻瓜式操作,全新的文稿阅读批注、电子白板工作区,整个界面界限更分明、显示更清晰。

五、用户反馈

       自新系统使用以来,该用户已召开多次会议,经多次会议应用,结合用户的使用习惯和需求,用户提出了一些新的要求和构思,我们积极配合,对系统进行了定制化的开发和调整,最终达成用户预期使用要求及效果,该系统自竣工以来,运行稳定,信号传输质量优异,符合国家相关标准指标并完全达到用户使用需求,受到了用户各级领导单位的一致好评。